İş Yerinde Verimliliği Artıran 7 Toplantı Alışkanlığı

Günün büyük bölümü toplantılarla geçen ofis çalışanları için asıl mesele, masaya kaç saat ayrıldığı değil, o sürenin ne kadarının gerçekten işe yaradığıdır. Uzmanlara göre verimli bir toplantının sırrı, katılımcı sayısından çok, oturuma girmeden önce ve sırasında uygulanan birkaç basit alışkanlıkta gizli.

Gündemi Belirsiz Bırakmayın

Net bir gündem olmadan başlayan toplantılar, çoğu zaman konudan konuya sıçrayarak zaman kaybına dönüşür. Katılımcılara toplantı öncesi kısa bir madde listesi göndermek, herkesin ne bekleneceğini bilerek masaya oturmasını sağlar ve tartışmaları dağılmaktan korur.

Katılımcı Sayısını Sınırlı Tutun

Bir konuyla doğrudan ilgisi olmayan kişilerin toplantıda bulunması hem onların zamanını çalar hem de karar alma sürecini yavaşlatır. Sadece konuyla ilgili karar verme yetkisine sahip veya doğrudan katkı sunabilecek kişilerin davet edilmesi, oturumu hem kısaltır hem de odağı güçlendirir.

Söz Alma Düzenini Koruyun

Verimliliği en çok baltalayan alışkanlıklardan biri, birinin cümlesini bitirmeden araya girmektir. Toplantıda söz bölme davranışı hem konuşmacının fikrini yarım bırakır hem de tartışmanın akışını bozar; bu yüzden moderatörün herkesin sırayla konuşmasını gözetmesi, hem katılımı artırır hem de toplantının amacına daha hızlı ulaşmasını sağlar.

Süreyi Baştan Sabitleyin

Bitiş saati belli olmayan toplantılar genellikle gereğinden uzun sürer. Süreyi önceden ilan etmek, katılımcıları konuya odaklanmaya teşvik eder ve gündem dışı sohbetlerin önüne geçer.

Kararları Yazılı Hale Getirin

Toplantı sonunda kimin neyi ne zamana kadar yapacağı net biçimde yazıya dökülmezse, alınan kararlar kısa sürede unutulur. Kısa bir özet e-postası veya paylaşılan bir not, sorumlulukların takip edilebilir olmasını sağlar.

Gereksiz Toplantıları Eleyin

Bazı konular bir e-posta veya kısa bir mesajla çözülebilecekken toplantıya taşınır. Ekip içinde "bu gerçekten toplantı gerektiriyor mu?" sorusunu alışkanlık haline getirmek, takvimdeki gereksiz yükü azaltır.

Moderatörlüğü Ciddiye Alın

Toplantıyı yöneten kişinin tartışmayı gündemde tutması, sapmaları nazikçe konuya çekmesi büyük fark yaratır. İyi bir moderatör hem zamana hem de katılımcıların enerjisine saygı gösterir.

Bu alışkanlıkların hepsini birden uygulamak zorunlu değil; küçük adımlarla başlamak bile toplantı kültürünü kısa sürede değiştirebilir.